Vaga de secretaria

Exemplo de Planilha Detalhada: Horário Tarefa Responsável Descrição Detalhada Status Prioridade 08:00 - 08:30 Organizar agenda do dia e preparar a recepção Recepcionista Revisar a agenda do dia, organizar os compromissos e garantir que a recepção esteja pronta. Pendente Alta 08:30 - 09:00 Agendar reuniões com clientes e corretores Secretaria Imobiliária Entrar em contato com clientes e corretores para agendar ou confirmar reuniões. Pendente Alta 09:00 - 09:30 Receber visitantes e orientá-los Recepcionista Ajudar os visitantes a encontrar as salas de reunião ou fornecer informações. Pendente Média 09:30 - 10:00 Manter registros e atualizar bancos de dados de clientes e imóveis Secretaria Imobiliária Atualizar o sistema com novas informações de clientes e imóveis. Pendente Alta 10:00 - 10:30 Auxiliar corretores e clientes com dúvidas sobre imóveis Assistente Imobiliário Fornecer informações sobre imóveis disponíveis ou status das negociações. Pendente Média 10:30 - 11:00 Suporte no processo de locação (inquilinos e corretores) Assistente de Locação Auxiliar os inquilinos com documentação e dúvidas sobre contratos de locação. Pendente Alta 11:00 - 12:00 Atualização de documentos de locação e contratos Assistente de Locação Organizar e preparar contratos de locação para assinatura, mantendo todos os registros. Pendente Alta 12:00 - 13:00 Intervalo para almoço Todos Pausa para o almoço e descanso. 13:00 - 14:00 Apoiar gestão na organização e confidencialidade de documentos Gestor Imobiliário/Secretária Garantir que todos os documentos estejam organizados e que a confidencialidade seja mantida. Pendente Alta 14:00 - 15:00 Apoiar corretores em propostas e negociações de vendas Gestor Imobiliário Ajudar corretores a elaborar propostas de venda e revisar documentos necessários. Pendente Alta 15:00 - 15:30 Receber ligações e e-mails, filtrar e redirecionar conforme necessidade Recepcionista Atender chamadas e redirecionar para a pessoa responsável, responder e-mails urgentes. Pendente Média 15:30 - 16:00 Revisar documentos e propostas para fechamento de contrato Gestor Imobiliário Revisar todos os documentos de contratos de venda e locação, e preparar para fechamento. Pendente Alta 16:00 - 17:00 Suporte administrativo para corretores e acompanhamento de vendas Assistente Imobiliário Auxiliar na parte administrativa das vendas e acompanhar a evolução do processo. Pendente Alta 17:00 - 17:30 Organizar a documentação para reuniões do próximo dia Secretária Imobiliária Preparar os arquivos necessários para as reuniões do próximo dia e organizar o ambiente. Pendente Média 17:30 - 18:00 Avaliar status do dia e preparar relatório de atividades realizadas Secretaria Imobiliária Verificar o progresso das tarefas e preparar um relatório de atividades para os gestores. Pendente Média Recepcionista: Organizar a recepção e ajudar visitantes a encontrar o caminho. Atender ligações e e-mails, redirecionando quando necessário. Auxiliar no controle da agenda do dia (reuniões e visitas). Assistente Imobiliário: Apoiar corretores e clientes com informações sobre imóveis. Atualizar registros de imóveis e clientes no sistema. Auxiliar em processos administrativos como contratos e propostas. Assistente de Locação: Apoiar no processo de locação de imóveis. Prestar suporte tanto a inquilinos quanto a corretores. Ajudar na preparação de contratos de locação e realizar o seguimento. Gestor Imobiliário: Gerenciar o processo de vendas, acompanhando propostas e fechamentos. Auxiliar corretores com a elaboração de propostas e negociação de preços. Manter a confidencialidade e organização de documentos. Secretária Imobiliária: Manter registros de clientes e imóveis. Agendar reuniões e coordenar as atividades diárias. Manter a organização dos arquivos e documentos da imobiliária. Sugestões para a Planilha: Horários de Trabalho: A jornada de 8 horas pode ser dividida em duas partes, com um intervalo para o almoço. Status de Tarefas: O status das tarefas pode ser acompanhado ao longo do dia para garantir que tudo está sendo feito corretamente. Você pode criar esta planilha no Google Sheets ou Excel, ajustando as tarefas conforme necessário. Se precisar de ajuda para configurar a planilha de forma mais detalhada ou para personalizar os horários e funções, posso orientá-lo também!