Vaga de Secretária

Pegar jornal (O Estado de São Paulo) na recepção do prédio e deixá-lo na mesa de café. Organizar as salas de reuniões, repondo canetas e papéis, e limpando a lousa, caso necessário. Trocar o feltro do apagador da sala de reunião periodicamente. Reservar as salas de reuniões para os colaboradores e diretoria. Solicitar café e água para as salas de reuniões, quando necessário. Ligar para o PABX da empresa e verificar se a linha está ativa. Atendimento telefônico. Emitir os boletos mensais de telefonia através dos sites das empresas, e enviar ao departamento financeiro para pagamento. Enviar por e-mail formulário para a ser preenchido pelos novos colaboradores. Colocar o currículo dos novos colaboradores no padrão da empresa. Atualizar organograma da equipe. Atualizar a lista de ramais. Colher assinatura dos responsáveis técnicos nas ART/RRT, digitalizar e enviar para assinatura dos clientes pelos correios; cobrar a devolução, digitalizar e arquivar nas pastas de cada cliente. Atualizar a planilha de projetos assim que receber a comunicação de "novo projeto". Atualizar as apresentações dos novos projetos, e quando necessário, providenciar apresentações de projetos de segmentos específicos. Retirar correspondências às 15h00 na administração do prédio e entregar para o departamento administrativo e os destinatários. Digitar e formatar propostas de acordo com o padrão de documentos da empresa. Atualizar planilha de propostas. Providenciar a compra de selos de estacionamento. Validar o estacionamento dos clientes. Digitalizar documentos de projetos antigos para compor o banco de dados. Entregáveis / Metas: * Propostas: Periodicidade: diária. Descrição: assegurar que as listas de solicitação de propostas e propostas em andamento estejam atualizadas. Novo Projeto: Periodicidade: na entrada de novos projetos. Descrição: assegurar que os novos projetos estejam inseridos no banco de dados. Apresentações: Periodicidade: na entrada de novos projetos. Descrição: assegurar que os novos projetos estejam inseridos na apresentação. Curricula da Equipe: Periodicidade: anual e conforme ingresso de novos colaboradores. Descrição: assegurar que todos os curricula estejam atualizados e no padrão da empresa. Salas de Reuniões: Periodicidade: diária. Descrição: assegurar que todo o material necessário às reuniões estejam nas salas. ART: Periodicidade: conforme emissão. Descrição: assegurar o envio do documento ao cliente e sua devolução com assinatura, e que a planilha de envio esteja atualizada. Organograma: Periodicidade: no ingresso de novos colaboradores. Descrição: assegurar que os novos colaboradores estejam inseridos no organograma. Telefonia: Periodicidade: diária. Descrição: fazer acompanhamento das linhas da empresa (fixas, celulares) para que funcionem corretamente. Domínio do Word. Domínio do Excel. Domínio do PowerPoint. Conhecimento do Canva. Redação de e-mails. Domínio da Língua Portuguesa. Conhecimento da Língua Inglesa. Expectativas: *Ser disciplinada e confiável. Ter proatividade. Ser ponderada e capaz de resolver problemas inerentes à atividade. Ter resiliência, tolerância e adaptabilidade. Ser colaborativa e trabalhar bem em equipe. Ser pontual. Ser organizada e capaz de gerenciar o tempo eficientemente. Comunicar-se de forma precisa. Manter a confidencialidade das informações e dos documentos a que tiver acesso. Ter capacidade de lidar com o estresse. Estar em consonância com a missão, a visão e os valores da empresa.
Idioma: Inglês - Fluente, Chinês - Fluente