Vaga de Secretária Jr.

Descrição da vaga Essa profissional será responsável por atender demandas secretariais. Esta função envolve a gestão de agendas, coordenação de reuniões, preparação de documentos e comunicação interna e externa, logísticas de viagem e processos relacionados a pagamento. O profissional deve ser organizado, proativo e capaz de lidar com informações confidenciais com discrição e profissionalismo. Responsabilidades e atribuições Gerenciamento de Agendas: Organizar as agendas dos executivos, incluindo a marcação e reprogramação de compromissos; coordenar o agendamento de reuniões presenciais e videoconferências garantindo a disponibilidade de todos os participantes e organização logística, organizar coffee break almoços e eventos incluindo contratação de fornecedores; Comunicação: Redigir, revisar e formatar formulários, apresentações e documentos; Gerenciar fluxo de informações (e-mails, correspondências institucionais e chamadas telefônicas), filtrando e encaminhando conforme necessário; Manter comunicação eficaz com clientes, fornecedores e outros stakeholders; Coordenação de Viagens: Planejar e organizar viagens de negócios, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte local; Preparar itinerários e relatórios de despesas de viagem; Suporte Administrativo: Organizar e manter arquivos físicos e digitais de documentos; Abertura de requerimento e acompanhamento de pedidos de compras e pagamentos; Realizar tarefas administrativas gerais. Requisitos e qualificações Formação: Superior completo em Secretariado, Administração ou área relacionada. Experiência anterior em demandas secretariais, exercendo funções de suporte executivo e administrativo em ambientes corporativos, envolvendo gestão de agendas, coordenação de reuniões, preparação de documentos e comunicação interna e externa, logísticas de viagem e processos relacionados a pagamento. Habilidades: Comunicação eficaz tanto na forma escrita quanto verbal; Organização e gerenciamento de tempo; Habilidade de manter confidencialidade e discrição em todas as situações; Proatividade e capacidade de resolver problemas de forma eficaz; Familiaridade com Pacotes Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); Desejável: Conhecimentos no uso de sistemas como SAP, Team Center / Zoom / Monday e ou facilidade no aprendizado de ferramentas digitais. Desejável nível intermediário de inglês Informações adicionais Modelo híbrido de trabalho Benefícios: Vale Refeição e/ou Alimentação; Assistência Médica; Assistência Odontológica; Vale transporte ou estacionamento; Auxílio Creche; Convênio KERA Saúde; Summer Friday (sem compensação de horas); Short Friday (com compensação de horas); Day Off de Aniversário; Cuidados com seu bem-estar (Gympass, Parceria SESC, Frutas no escritório e Massagem); Férias Coletivas; Emendas de feriado. Se você deseja colocar seu talento, habilidades e experiência à serviço de um grande propósito, seu lugar é no Instituto Ayrton Senna. Etapas do processo Nossa História As crianças são o futuro. Se a gente quiser modificar alguma coisa, é pelas crianças que devemos começar, pela sua educação, Ayrton Senna. Nosso tricampeão de Fórmula 1 sonhava com um Brasil justo, onde todas as crianças e jovens tivessem a mesma OPORTUNIDADE que ele teve durante sua vida. Oportunidade de ter uma educação de qualidade e, portanto, direito à esperança e à chance de um futuro digno. Foi com esse desejo que nasceu, em 1994, o INSTITUTO AYRTON SENNA, uma organização sem fins lucrativos que prepara crianças e jovens brasileiros para enfrentar os desafios do século 21.