Vaga de Secretária Executiva

1. Atendimento ao Cliente e ao Público " Atendimento Telefônico e Presencial: Receber ligações e visitantes, direcionando-os para os departamentos e profissionais adequados. " Recepção de Clientes: Atender de forma cortês e profissional clientes, prestando informações gerais sobre os serviços do escritório e organizando as agendas de reuniões. " Comunicação com Clientes: Enviar e-mails, agendar reuniões e acompanhar a comunicação com os clientes sobre serviços contábeis, prazos de entrega de documentos e pendências. 2. Agendamento e Gestão de Agenda " Gerenciamento de Agenda de Executivos: Organizar e controlar a agenda de sócios e diretores do escritório, garantindo que compromissos, reuniões e prazos sejam atendidos pontualmente. " Organização de Reuniões: Agendar e organizar reuniões internas e externas, incluindo o envio de convites, preparação de materiais e reservas de salas. 3. Suporte Administrativo e Operacional " Organização de Documentos: Arquivar e manter os documentos administrativos e contábeis organizados e de fácil acesso, tanto fisicamente quanto em sistema de gestão eletrônica. " Controle de Correspondências: Receber e enviar correspondências, documentos fiscais e contábeis, mantendo o controle de todas as entregas e recebimentos. " Elaboração de Relatórios Administrativos: Preparar relatórios administrativos e de acompanhamento, como controle de fluxo de caixa, despesas gerais e outros documentos administrativos. " Organização de Eventos: Planejar e coordenar eventos internos e externos, como encontros de equipe, treinamentos e eventos corporativos. 4. Apoio aos Processos Contábeis " Auxílio na Preparação de Documentos: Organizar e preparar documentos necessários para a realização de processos contábeis, como contratos, certidões e outros registros fiscais. " Controle de Prazos: Acompanhar prazos de entrega de documentos e serviços contábeis, garantindo que os profissionais do escritório cumpram as obrigações dentro dos prazos estabelecidos. " Gestão de Documentação Fiscal e Contábil: Manter os documentos relacionados à contabilidade atualizados, organizados e acessíveis para os contadores e auditores. 5. Gestão de Fornecedores e Contratos " Controle de Contratos: Acompanhar e controlar os contratos com fornecedores e clientes, garantindo que estejam dentro dos prazos e condições acordadas. " Negociação e Solicitação de Orçamentos: Solicitar orçamentos e negociar condições com fornecedores de materiais e serviços para o escritório. " Gestão de Pagamentos: Auxiliar na organização de pagamentos de fornecedores e prestadores de serviços, incluindo o controle de notas fiscais e comprovantes de pagamento. 6. Suporte a Departamentos Internos " Assistência a Contadores: Fornecer suporte administrativo ao time contábil, incluindo a organização de documentos para declarações fiscais, relatórios financeiros, auditorias e outros processos. " Interface com Outros Setores: Trabalhar de forma integrada com as demais áreas do escritório (como o setor de recursos humanos, financeiro e jurídico), garantindo o fluxo eficiente de informações e processos. 7. Gestão de Informações e Comunicação " Atualização de Banco de Dados: Manter atualizado o banco de dados de clientes, fornecedores, documentos fiscais e contratos. " Comunicação Interna: Facilitar a comunicação entre os diferentes setores do escritório, incluindo o envio de comunicados internos e a organização de reuniões de equipe. 8. Controle de Fluxo de Trabalho " Acompanhamento de Tarefas: Monitorar o andamento de tarefas administrativas e contábeis, garantindo que os responsáveis cumpram com os prazos estabelecidos. " Gestão de Arquivos: Manter um sistema organizado de arquivos, tanto digitais quanto físicos, para garantir que os documentos estejam acessíveis e em conformidade com a legislação vigente (ex.: controle de prazos de guarda de documentos fiscais). 9. Suporte a Processos de Recursos Humanos " Controle de Folha de Pagamento e Benefícios: Auxiliar na organização e controle da folha de pagamento, benefícios e documentos relacionados ao RH. " Recrutamento e Seleção: Apoiar em processos seletivos, organização de entrevistas e apoio na integração de novos colaboradores no escritório. 10. Outras Tarefas Administrativas " Gestão de Estoque de Materiais: Controlar o estoque de materiais de escritório, como papelaria e outros suprimentos necessários ao funcionamento diário do escritório. " Apoio em Auditorias: Preparar documentos e auxiliar na organização de auditorias internas ou externas quando necessário. Qualificações e Habilidades " Formação: Ensino médio completo (preferencialmente com curso técnico em Secretariado ou Administração). Graduação em áreas correlatas será um diferencial. " Experiência: Experiência prévia em funções administrativas ou de secretariado, preferencialmente em escritórios de contabilidade ou empresas de serviços. " Conhecimentos Técnicos: Domínio de ferramentas de escritório (Microsoft Office, Google Workspace), sistemas de gestão e organização de arquivos. " Habilidades: o Organização, proatividade e atenção aos detalhes. o Boa comunicação verbal e escrita. o Capacidade de trabalhar sob pressão e com prazos curtos. o Facilidade em lidar com clientes e fornecedores de forma profissional e eficiente.