Vaga de Secretária Executiva

Agendamento e Organização de Reuniões: Marcar e organizar reuniões para a diretoria. Coordenar agendas e garantir a disponibilidade dos participantes. Preparar salas de reunião, equipamentos e materiais necessários. Gestão de Documentação: Organizar e arquivar documentos importantes. Manter registros atualizados, como atas de reuniões e documentos legais. Gerenciar correspondências, e-mails e informações confidenciais. Comunicação Interna: Atuar como ponto central de comunicação entre a diretoria e outros departamentos. Distribuir informações relevantes para a equipe de liderança. Suporte a Viagens e Logística: Organizar viagens, incluindo reservas de passagens e hospedagem. Coordenar logística para eventos, conferências e atividades corporativas. Gerenciamento de Contatos: Manter atualizada a lista de contatos da diretoria. Ser o ponto de contato para consultas externas e internas. Preparação de Relatórios e Apresentações: Coletar dados e preparar relatórios solicitados pela diretoria. Auxiliar na elaboração de apresentações para reuniões. Gestão de Despesas: Acompanhar e registrar as despesas relacionadas à diretoria. Preparar relatórios de despesas e auxiliar na reconciliação de contas. Protocolo e Etiqueta Empresarial: Assegurar que todas as atividades estejam em conformidade com protocolos e etiqueta empresarial. Garantir um ambiente profissional nas interações com visitantes e parceiros. Coordenação de Eventos e Cerimônias: Planejar e organizar eventos especiais, como festas corporativas ou celebrações. Apoio a Projetos Específicos: Participar de iniciativas específicas, oferecendo suporte administrativo conforme necessário. Manutenção do Sigilo e Confidencialidade: Garantir a confidencialidade de informações sensíveis. Agir como guardião das informações estratégicas da empresa. Essas atividades destacam a importância da secretaria de diretoria na facilitação do trabalho dos líderes e na manutenção de operações suaves e eficientes. Ela desempenha um papel crucial na gestão das responsabilidades administrativas para que a diretoria possa focar em decisões estratégicas e no direcionamento da empresa. " Educação e Formação: Ensino superior completo em Administração, Secretariado Executivo, ou área relacionada. 2. Experiência Profissional: Experiência anterior em funções administrativas, preferencialmente em secretariado executivo ou apoio à alta direção. 3. Habilidades Técnicas: Proficiência em ferramentas de escritório, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e outras ferramentas específicas do setor. Conhecimento em sistemas de gerenciamento de documentos e arquivamento. 4. Comunicação: Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita. Capacidade de interagir efetivamente com membros da diretoria, funcionários e stakeholders externos. 5. Organização e Gerenciamento de Tempo: Fortes habilidades de organização para coordenar agendas, reuniões e eventos. Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas e prioridades com eficiência. 6. Sigilo e Ética Profissional: Comprometimento com a confidencialidade e ética profissional. Capacidade de lidar com informações sensíveis de forma discreta. 7. Relacionamento Interpessoal: Habilidade em construir e manter relacionamentos positivos com membros da diretoria, colegas e clientes. 8. Proatividade: Atitude proativa na antecipação de necessidades e resolução de problemas. Iniciativa para buscar oportunidades de melhorias nas operações administrativas. 9. Flexibilidade e Adaptabilidade: Capacidade de se adaptar a mudanças nas agendas, prioridades e ambientes de trabalho. Flexibilidade para lidar com situações imprevistas. 10. Conhecimento em Protocolo e Etiqueta Empresarial: - Compreensão das práticas de protocolo e etiqueta empresarial. - Conhecimento sobre como lidar com situações formais e informais. Esses requisitos são uma base geral e podem ser ajustados de acordo com as demandas específicas da empresa. É sempre recomendável verificar as necessidades e expectativas específicas da organização ao formular os requisitos para uma posição na secretaria de diretoria.
Idioma: Inglês - Fluente, Chinês - Fluente