Vaga de Recepcionista

. Atendimento ao público: Recepcionar e acolher os visitantes e clientes que chegam à empresa. . Gestão de chamadas telefônicas: Atender e redirecionar chamadas telefônicas, bem como fazer anotações de recados. . Controle de agenda: Agendar compromissos, reuniões e eventos para os membros da equipe ou para a empresa. . Organização de sala de espera: Manter a área de recepção organizada e garantir que os visitantes se sintam confortáveis enquanto aguardam. . Envio e recebimento de correspondências: Receber, organizar e encaminhar correspondências ou encomendas, além de preparar envios. . Atendimento de e-mails: Responder e encaminhar e-mails, garantindo que as mensagens sejam tratadas adequadamente. . Gestão de entradas e saídas: Controlar o fluxo de pessoas, liberando ou restringindo o acesso conforme necessário. Funções de Secretária: . Gestão de agenda: Organizar compromissos, reuniões e viagens do chefe ou da equipe executiva. . Redação e organização de documentos: Escrever, digitar e organizar documentos, relatórios e correspondências. . Atendimento a solicitações: Auxiliar os superiores em tarefas administrativas e pessoais. . Coordenação de reuniões: Agendar e coordenar reuniões, incluindo a preparação de materiais e organização de logística. . Gestão de arquivos: Manter arquivos organizados, tanto físicos quanto digitais, para fácil acesso e consulta. . Comunicação interna e externa: Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos, clientes e fornecedores. . Tarefas de apoio executivo: Auxiliar os executivos nas suas necessidades cotidianas, incluindo a gestão de prazos e a organização de tarefas. Formação: Ensino médio completo (é um diferencial possuir curso superior). Experiência: Experiência anterior em funções administrativas, de atendimento ao cliente ou áreas afins é desejável. 2. Competências Técnicas Habilidades de informática: Domínio de ferramentas de escritório, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e softwares de gestão de agenda ou atendimento. Boa comunicação: Capacidade de se comunicar de forma clara e objetiva, tanto verbalmente quanto por escrito, é essencial para atender aos clientes e interagir com a equipe. Organização: Capacidade de gerenciar várias tarefas ao mesmo tempo e manter a área de trabalho bem organizada. Gestão de agenda: Habilidade para gerenciar compromissos e reuniões, priorizando as tarefas mais urgentes. 3. Características Pessoais Simplicidade e simpatia: Ser simpática, cordial e ter um sorriso acolhedor são fundamentais para criar uma boa impressão e garantir que os visitantes e clientes se sintam à vontade. Reservada e discreta: Manter o sigilo sobre informações confidenciais da empresa e dos clientes, sendo reservada nas interações, é crucial. O profissional deve ser confiável e capaz de lidar com informações sensíveis sem divulgar. Sigilosa: A secretária/recepcionista lida com informações confidenciais (dados pessoais, corporativos, financeiras, entre outros) e deve ser discreta, com ética profissional, mantendo a privacidade e o sigilo. Proatividade: Antecipar necessidades dos superiores ou visitantes e tomar iniciativas para melhorar o ambiente de trabalho e a experiência dos clientes. Empatia: Ser empática, capaz de compreender as necessidades dos outros e oferecer soluções de maneira educada e eficaz. Postura profissional: Manter postura profissional em todos os momentos, sendo atenciosa e respeitosa com todos, seja em interações presenciais ou por telefone e e-mail. 4. Aparência e Vestimenta Boas vestimentas: A aparência é importante, pois a recepcionista/secretária muitas vezes é a primeira impressão que os visitantes ou clientes terão da empresa. Roupas adequadas ao ambiente de trabalho (geralmente formais ou semi-formais) são necessárias para transmitir uma imagem profissional e organizada. 5. Outras Habilidades Importantes Capacidade de lidar com pressão: Em momentos de alta demanda, a secretária/recepcionista deve manter a calma e o foco, lidando com múltiplas tarefas e prazos de forma eficiente. Boa dicção e voz agradável: A recepcionista, especialmente se for responsável por atender telefones, deve ter uma voz clara, agradável e educada. Facilidade para trabalhar em equipe: Embora a secretária/recepcionista tenha muitas funções individuais, é fundamental que saiba trabalhar bem com outros membros da equipe e contribua para um ambiente de trabalho colaborativo.