Vaga de Consultoria em Assistência Administrativa

Posto de serviço: Brasília  DF - Brasil O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante. Sobre esta posição O departamento administrativo está subordinado ao Representante do país e trabalha apoiando nos temas administrativos, financeiros e operacionais. O que você fará: O consultor deverá: Apoiar a especialista em administração e planejamento de recursos na gestão do escritório do Grupo BID com todo o suporte administrativo, financeiro e operacional: Organização, planejamento e realização de todos os processos de pagamentos da Representação; Garantir o cumprimento das políticas, procedimentos e melhores práticas relacionadas às atividades financeiras realizadas pelo Setor Administrativo; Atuar na rotina de contas a pagar através do Sistema SAP. Recebimento, organização e conferência das documentações e solicitações de pagamentos dentro dos procedimentos; Elaborar o cronograma de pagamentos da Representação do BID no Brasil e definir os critérios de prioridade de pagamentos; Encaminhar os fornecedores para cadastro para inclusão no Vendor Master File; Realizar os pagamentos diários de fornecedores, impostos e outros no sistema SAP para devidas aprovações e efetivação dos pagamentos; Gerar os relatórios de pagamentos diariamente e encaminhar para conferência e autorizações aos setores responsáveis; Acompanhar e controlar as operações bancárias  entrada e saída de dinheiro e quando necessário, solicitar à Sede a reposição de fundos; Prestar as informações relativas as previsões e efetivações dos pagamentos quando solicitado pelos fornecedores, favorecidos ou interessados; Atualizar e lançar em planilhas específicas de controle e acompanhamento das transações de pagamentos e dados inerentes aos provedores visando melhoria, agilidade e fidelidade das informações; Tomar decisões e providências quanto aos pagamentos rejeitados no sistema operacional de transação de pagamentos versus bancários; Controlar e organizar o arquivo referente ao fechamento das contas pagas diariamente; Orientar, instruir e treinar os clientes internos e externos (estes, quando necessário) referente aos procedimentos de solicitações de pagamentos; Controlar, lançar e fechar quinzenalmente/mensalmente o Fundo Fixo; Mapear, reestruturar e atualizar sempre que necessário os processos internos envolvendo os clientes internos e externos, visando à otimização dos processos; Reclassificar as contas contábeis de acordo com os respectivos centros de custos evitando impactar e comprometer o orçamento; Identificar e ingressar os créditos no sistema SAP dentro da conta contábil/orçamentaria; Relacionar-se diretamente com a Sede em Washington através de instruções, informações e controles dos procedimentos internos de acordo com as demandas; Manter relacionamento com o banco comercial para gestão da conta corporativa; Apurar, conferir e levantar as informações para elaboração do relatório gerencial com intuito de subsidiar nas tomadas de decisões corporativas; Acompanhar e atender as auditorias internas e externas, quando necessário. Elaborar relatório mensal com os números e índices relativos ao volume de atividades realizadas e ocorrências relevantes (devoluções, incorreções, erros recorrentes, oportunidades de melhora, melhores práticas). Fazer a gestão e acompanhamento dos temas relacionados a compras corporativas, facilities, logística, eventos, pagamentos, orçamento, relacionamento com fornecedores locais e clientes; Planejar, negociar e supervisionar a aquisição e o recebimento de bens e serviços administrativos necessários ao funcionamento do escritório; Garantir o abastecimento do escritório no que diz respeito a insumos (materiais de escritórios, supplies) que se façam necessários; Fazer o acompanhamento dos gastos do escritório, monitorando a utilização do orçamento e garantindo o uso eficiente dos recursos. Reportar sistematicamente ao Especialista em Administração e Planejamento de Recursos do Brasil o andamento das atividades, necessidades, problemas, incidentes e propor soluções e melhorias visando a excelência na gestão do escritório e um nível de excelência ao atendimento a clientes internos e externos; Manter atualizado os contatos de clientes internos e externos, assim como prestar o devido suporte de atendimento aos mesmos no que seja necessário, ou tomar as devidas providências e encaminhamentos para que suas necessidades sejam atendidas; Preparar relatórios para a análise de gestão e a tomada de decisões; Manter o controle dos ativos fixos e administrar o programa de seguros para sua proteção. O que você vai precisar: Educação: Graduação em Administração, Ciências Contábeis, Economia, Gestão Empresarial, Secretariado Executivo ou outra formação em nível superior, desde que comprovada experiência em atividades similares, desejável pós-graduação concluída (especialização, ou MBA) em áreas relacionadas Experiência: Mínimo de 03 anos em atividades correlatas. Línguas: Espanhol ou Inglês avançado (escrita e fala). Habilidades principais: Aprender continuamente. Colaborar e compartilhar conhecimento. Foco nos clientes. Comunicar e influenciar. Inovar e experimentar coisas novas. Habilidades Técnicas: Liderança de equipes, capacidade analítica, organização, gestão do tempo, foco em resultados, foco no cliente, trabalho em equipe, aprendizagem prática, resolução de problemas, comunicação e influência, criatividade, inovação, change management, experiência em gestão de escritório de médio e pequeno porte, desejável conhecimento em índices de ANS (acordo de nível de serviços). SAP, Microsoft Teams, Zoom, Plataformas Globais (Service Now, diferencial), Excel e PPT Avançados. Requisitos: Cidadania: Você é cidadão de um dos nossos 48 países membros. Consanguinidade: Você não tem familiares (até o quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade, incluindo cônjuge) trabalhando no BID, BID Invest ou BID Lab. Tipo de contrato e duração Tipo de contrato: Consultor Nacional Full-Time. Duração: 12 meses Local de trabalho: No local - Escritório do Grupo BID  Brasília  Brasil Pessoa Responsável: Especialista em Administração e Planejamento de Recursos (CSC/CBR) O que nós oferecemos O grupo BID oferece benefícios que respondem às diferentes necessidades e momentos da vida de um funcionário. Esses benefícios incluem: Um pacote de remuneração competitivo Licença e férias: 2 dias por mês de contrato + licença parental neutra em termos de gênero Seguro de saúde: o Grupo BID fornece um subsídio mensal para a compra de seguro de saúde Plano de poupança: O Grupo BID se preocupa com o seu futuro. Dependendo da duração do contrato, você receberá um subsídio mensal do plano de poupança. Horários de trabalho híbridos e flexíveis Saúde e bem-estar: Acesso ao nosso Centro de Serviços de Saúde, que oferece cuidados preventivos e educação em saúde para todos os funcionários. Apoio ao desenvolvimento: oferecemos oportunidades de aprendizado para aprimorar seu perfil profissional, como seminários, aconselhamento profissional 1:1 e muito mais. Nossa cultura No Grupo BID trabalhamos para que todos tragam o que há de melhor e autêntico para o trabalho, dispostos a experimentar novas abordagens sem medo e onde sejam responsáveis e recompensados por suas ações. Diversidade, Equidade, Inclusão e Pertencimento (DEIB) estão no centro da nossa organização. Celebramos todas as dimensões da diversidade e incentivamos mulheres, pessoas LGBTQ+, pessoas com necessidades especiais, afrodescendentes e indígenas a se inscreverem. Garantiremos que os indivíduos com deficiência recebam acomodações razoáveis para participar do processo de entrevista de emprego. Se você for um candidato qualificado com necessidades especiais, envie um e-mail para Diversity@iadb.org para solicitar acomodação devida para preencher esta inscrição. Nossa equipe de recursos humanos analisa cuidadosamente cada inscrição. Sobre o Grupo BID O Grupo BID, composto pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), BID Invest e BID Lab, oferece soluções de financiamento flexíveis a seus países membros para financiar o desenvolvimento econômico e social por meio de empréstimos e doações a entidades públicas e privadas na América Latina e o Caribe. Sobre o BID O Banco Interamericano de Desenvolvimento tem como missão melhorar vidas. Criado em 1959, o BID é uma das principais fontes de financiamento de longo prazo para o desenvolvimento econômico, social e institucional da América Latina e o Caribe. O BID também realiza projetos de pesquisas de vanguarda e oferece assessoria sobre políticas, assistência técnica e capacitação a clientes públicos e privados em toda a região. Siga-nos: https://www.linkedin.com/company/inter-american-development-bank/ https://www.facebook.com/IADB.org https://twitter.com/the_IDB Sobre o BID LAB O BID Lab é o laboratório de inovação do Grupo BID, a principal fonte de financiamento e conhecimento para o desenvolvimento focado em melhorar vidas na América Latina e no Caribe. O propósito do BID Lab é impulsionar a inovação para a inclusão na região, mobilizando financiamento, conhecimento e conexões para testar soluções do setor privado em estágio inicial com o potencial de transformar a vida de populações vulneráveis afetadas pelas condições econômicas, sociais e ambientais. Siga-nos: https://www.linkedin.com/company/idblab/ https://www.facebook.com/IDBLab https://twitter.com/IDB_Lab Sobre o BID Invest O BID Invest, membro do Grupo do BID, é um banco multilateral de desenvolvimento comprometido com a promoção do desenvolvimento econômico de seus países membros da América Latina e do Caribe por meio do setor privado. O BID Invest financia empresas e projetos sustentáveis para alcançar resultados financeiros e maximizar o desenvolvimento econômico, social e ambiental da região. Com uma carteira de US $ 15,3 bilhões em ativos administrados e 375 clientes em 25 países, o BID Invest oferece soluções financeiras inovadoras e serviços de consultoria que atendem às necessidades de seus clientes em diversos setores. Siga-nos: https://www.linkedin.com/company/idbinvest/ https://www.facebook.com/IDBInvest https://twitter.com/BIDInvest Mínimo de 03 anos em atividades correlatas.