Vaga de Assistente Administrativo

1. Gerenciamento de Correspondências e Comunicações Recepção e Envio de Correspondências: Receber, classificar e distribuir correspondências e pacotes recebidos; preparar e enviar correspondências e documentos para clientes e fornecedores. Atendimento Telefônico: Atender e gerenciar chamadas telefônicas, direcionando-as para os departamentos ou pessoas apropriadas e anotando recados quando necessário. Gerenciamento de E-mails: Monitorar e responder e-mails, filtrando e encaminhando mensagens para os destinatários certos. **2. Organização e Arquivamento Gerenciamento de Documentos: Organizar e manter arquivos físicos e digitais de documentos, garantindo que estejam atualizados e acessíveis. Preparação de Relatórios: Compilar dados e preparar relatórios periódicos ou conforme solicitado pela gerência. **3. Assistência Administrativa Agendamento de Reuniões: Marcar compromissos, reuniões e eventos para a equipe ou gerência, coordenando horários e locais. Preparação de Materiais: Preparar e formatar documentos, apresentações e relatórios para reuniões e eventos. Suporte a Projetos: Auxiliar em projetos administrativos e operacionais, fornecendo suporte logístico e administrativo conforme necessário. **4. Gestão de Recursos e Suprimentos Controle de Inventário: Monitorar e gerenciar o estoque de materiais de escritório e suprimentos, fazendo pedidos de reposição quando necessário. Coordenação com Fornecedores: Contatar fornecedores para adquirir produtos e serviços, negociar preços e condições e coordenar entregas. **5. Atendimento ao Cliente e Recepção Recepção de Visitantes: Receber visitantes e clientes, registrá-los e direcioná-los para os destinos apropriados dentro da empresa. Suporte ao Cliente: Oferecer assistência e responder a perguntas dos clientes ou colaboradores sobre serviços e processos da empresa. **6. Gestão de Dados e Informações Atualização de Bancos de Dados: Manter e atualizar bancos de dados e sistemas de informações da empresa, garantindo precisão e integridade dos dados. Entrada de Dados: Inserir e atualizar informações em sistemas e registros, assegurando a exatidão das informações. **7. Assistência Financeira Controle de Despesas: Ajudar na gestão de despesas e faturas, processar pagamentos e realizar conciliações simples. Preparação de Documentos Financeiros: Auxiliar na preparação de documentos financeiros e relatórios para a equipe de contabilidade ou finanças. **8. Coordenação de Eventos e Reuniões Organização de Eventos: Planejar e coordenar eventos internos, como treinamentos e confraternizações, cuidando de todos os detalhes logísticos. Suporte em Reuniões: Preparar salas de reunião, providenciar equipamentos necessários e garantir que tudo esteja pronto para as reuniões. Organização e Gestão do Tempo: Habilidade para gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente e organizar prioridades de forma eficaz. Comunicação Eficaz: Capacidade de se comunicar claramente, tanto verbalmente quanto por escrito, com diferentes níveis de pessoal e clientes. Conhecimento de Software: Proficiência em softwares de escritório, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e sistemas de gestão. Atenção aos Detalhes: Capacidade de lidar com informações e documentos de forma precisa, evitando erros. Habilidades Interpessoais: Boa capacidade de relacionamento e atendimento ao cliente, com habilidades para lidar com diferentes tipos de pessoas e situações. Discrição e Confidencialidade: Manter a confidencialidade de informações sensíveis e lidar com questões privadas com discrição.