Vaga de Analista Administrativo

1. Atividades Administrativas " Gestão de agenda: Organização de compromissos, reuniões, e viagens da diretoria. " Atendimento ao público: Recepção de clientes, parceiros e visitantes, atendimento telefônico e por e-mail. " Elaboração de documentos e relatórios: Preparação de atas, memorandos, ofícios e apresentações. " Organização de arquivos: Manutenção de arquivos físicos e digitais, garantindo que estejam sempre atualizados e acessíveis. 2. Comunicação Interna e Externa " Filtragem de comunicações: Atender, encaminhar e responder a e-mails e telefonemas, priorizando a importância e a urgência. " Coordenação de reuniões: Agendamento, organização e preparação de reuniões, incluindo reserva de salas, controle de participação e distribuição de materiais. " Redação de textos formais: Redigir e revisar comunicados internos e externos com linguagem clara e profissional. 3. Logística e Organização " Suporte em eventos corporativos: Auxílio na organização de eventos internos e externos, como conferências e workshops. " Compras e controle de materiais de escritório: Gestão do estoque de materiais e equipamentos, incluindo solicitações de compra. " Organização de viagens: Coordenação de passagens, hospedagens e itinerários, conforme a necessidade da equipe. " Solicitação de materiais e comunicação com o falicities: Solicitação de ID, notebook, kit boas vindas, e-mail, agendamento de exame admissional para Celetistas ou contrato para PJ, cadastro no ponto e nos acessos ao escritório, abrir chamados de manutenção e acompanhar a solução, realizar a comunicação com a equipe de limpeza. " 4. Habilidades Requeridas " Organização e Proatividade: Capacidade de lidar com múltiplas tarefas simultâneas e antecipar necessidades. " Boa comunicação verbal e escrita: Habilidade de comunicação clara, objetiva e sofisticada. " Capacidade de lidar com informações confidenciais: Discrição e responsabilidade na gestão de dados sensíveis. " Domínio do Pacote Office: Word, Excel, PowerPoint, além de ferramentas de e-mails e agendas digitais (como Outlook e Google Calendar). " Flexibilidade: Adaptabilidade a novas demandas e mudanças de última hora. " Gestão de tempo: Eficiência no cumprimento de prazos e prioridades. 5. Diferenciais Desejáveis " Experiência anterior em secretariado executivo ou administrativo. " Conhecimento em línguas estrangeiras (como inglês ou espanhol). " Habilidade no uso de sistemas de gestão de documentos e ERP (Enterprise Resource Planning). " Capacidade de trabalhar sob pressão e em ambiente dinâmico. Objetivos da Posição O papel da secretária é garantir a eficiência nas operações administrativas e de suporte à diretoria, proporcionando organização, controle e um fluxo contínuo de informações. A posição é vital para assegurar que as atividades da empresa ocorram de forma fluida e profissional. Formação em Administração ou Secretariado; Residir na Zona Sul Proatividade