Conseguir gerenciar bem o próprio tempo é fundamental para organizar as tarefas do dia a dia e aumentar a sua capacidade produtiva. Mas nem todas as pessoas conseguem fazer uma boa gestão de tempo e serem eficientes.
Se você é uma delas, não se preocupe, pois você não está só. Com toda essa mudança na nossa rotina nos últimos meses, é normal nos sentirmos um pouco perdidos, mas a gente pode te ajudar!
Neste texto, vamos dar algumas dicas para você colocar em prática e conseguir gerir bem o seu tempo e também explicar melhor sobre o tema. Vamos a leitura?!
O que é gestão de tempo?
Para muitas pessoas, 24 horas em um dia é pouco, pois são tantas tarefas para pouco tempo, que algumas não conseguem completar tudo aquilo que se precisa. Além disso, mesmo com a vida moderna, que temos a ajuda da tecnologia, ainda não dá tempo!
E é aí que entra a gestão do tempo. Quando temos que conciliar o trabalho, os estudos e os afazeres, é importante que sabemos o lugar e a duaração de cada ação. Com isso, podemos realizar a maioria ou se não tudo, daquilo que prometemos.
Então, gerir o tempo nada mais é do que saber administrar as horas do dia com as atividades rotineiras e também as novas que aparecem ao longo do tempo.
Por que gestão do tempo é importante?
Uma coisa é igual para todo mundo: o tempo! E ser produtivo deriva de como usamos esse tempo com mais eficiência, priorizando as tarefas importantes e evitando distrações.
É mais do que fazer mais com menos: a gestão do tempo e a produtividade são peças fundamentais para conseguir fazer melhor as suas atividades. Ah! E cuidar da saúde mental também é algo importantíssimo nessas horas.
Como acompanhar a produtividade e ter uma gestão de tempo?
Você já tem uma noção de como funciona o seu dia a dia e em qual período rende mais. Mas é possível medir como está a sua produtividade de acordo com os indicadores que vamos te apresentar.
1. Prazos
O cumprimento dos prazos é um dos medidores da eficiência na gestão do tempo. Se você perceber que está atrasando as tarefas ou pedindo mais tempo para entregá-las, isso pode ser um sinal de problema, de que algo não está indo bem. Aqui a dica é investigar o que pode estar acontecendo e ser honesto com você mesmo.
2. Entregas
Já que falamos de prazos, precisamos falar da qualidade das entregas. Elas estão sendo feitas com o cuidado necessário? Às vezes é melhor atrasar uma tarefa do que entregá-la de qualquer jeito.
Aqui, ao terminar uma tarefa, você pode pedir para um colega dar uma olhada e falar o que acha. Se necessário, você faz o ajuste.
3. Produção
É normal a gente achar que consegue abraçar o mundo em um único dia. E é aqui que precisamos tomar cuidado! Se você sabe que consegue entregar duas tarefas por dia, programe-se para entregá-las com qualidade de dentro do prazo, como falamos nos indicadores acima.
Só peça mais trabalho se perceber que o que está fazendo ocupa pouco tempo do seu dia. Tome cuidado apenas para não começar com a autossabotagem, que faz julgamentos errados de si mesmo. ]
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Como melhorar a gestão do tempo?
A gestão do tempo e a produtividade dependem de várias questões e do quanto de atenção damos às coisas. Conheça agora as principais condições que atrapalhar na administração de suas atividades:
Ladrões de tempo
Todo mundo já entrou em um site de notícias e ficou navegando por horas…quando olhou no relógio já tinham se passado mais de 30 minutos! É esse tipo de distração que precisamos ter cuidado. Outros exemplos são:
- acesso às redes sociais
- olhar a caixa de e-mail a cada 5 minutos
- surgimento de tarefas não programas
- conversas paralelas
Não estamos falando que são ações proibidas ao longo do dia, mas é preciso olhar tomar cuidado com o tempo que você gasta com elas. O importante apenas é não procrastinar muito e perder prazos.
Tarefas do dia seguinte
Não ter organização é algo que consome muito tempo dos profissionais, pois ao começar o dia de trabalho, eles perdem muitos minutos colocando as coisas em ordem para começar a trabalhar.
A dica é antes de fechar as suas coisas e parar de trabalhar, já deixe uma lista com as tarefas que precisa fazer no dia seguinte. Pode ser em uma agenda, num caderno ou em posts-its, aqui o ideal é deixar uma lista de prioridades que precisam ser cumpridas.
Fazendo isso, ao começar o seu dia, você já sabe exatamente o que precisa fazer e qual o melhor momento para encaixar cada tarefa.
Cada atividade no seu tempo
Lembra que falamos sobre abraçar o mundo em um dia? Então voltamos a falar dele aqui novamente!
Foque em apenas uma tarefa por vez, pois assim você consegue terminá-la com mais agilidade e atenção. Com isso, você melhora a qualidade da entrega e consegue ser mais produtivo.
Tempo de descanso
Uma coisa precisa ficar clara: pessoas produtivas não trabalham o tempo todo ou por mais tempo que a maioria das pessoas! Na verdade, elas costumam aproveitar o tempo que tem para gerar valor.
Reserve um tempo do seu dia para uma pausa e descanso. Jamais pule o horário do almoço e inclua pequenos intervalos entre uma tarefa e outra.
Técnicas para melhoras a sua gestão de tempo
Aqui vamos te ajudar com algumas técnicas de gestão de tempo. Dá uma olhada nelas e veja qual melhor se encaixa no seu dia a dia:
1. Pomodoro
Essa técnica é inspirada nos despertadores usados na cozinha, e propõe que você divida o seu tempo em quatro blocos, cada um com 25 minutos.
Ela funciona assim: a cada 25 minutos trabalhados, você faz uma pausa de cinco minutos, No fim de duas horas trabalhadas, ou quatro pomodoros, você faz um intervalo de 30 minutos.
A ideia aqui é evitar distrações no momento do trabalho!
2. Get Things Done (GTD)
No “faça as coisas acontecerem”, você estrutura um planejamento das tarefas que precisam ser realizadas. O GTD tem um passo a passo a ser seguido:
- Coletar: anote todas as atividades que precisam ser realizadas
- Processar: categorize as tarefas em graus de importância
- Organizar: aloque as tarefas de acordo com os prazos e graus de importância em uma agenda, aplicativo ou onde for mais fácil para você
- Revisar: avalie o andamento das tarefas e seus prazos
- Executar: coloque a mão na massa
As tarefas precisam ficar em um único lugar para ficar mais fácil de ver os prazos e conseguir identificar quais são as atividades mais importantes do dia.
3. Matriz de Einsehower
Essa técnica divide a tarefa em quatro níveis e ajuda você identificar de forma rápida e prática quais são as atividades mais importantes do dia.
São elas:
- Importante e urgente = faça imediatamente
- Importante, mas não urgente = estabeleça um melhor momento para fazer
- Urgente, mas não importante = peça para outra pessoa fazer
- Não urgente, não importante = deixe para fazer quando estiver mais tranquilo
Gostou das dicas para sua gestão de tempo? Conte para nós o que você também faz para aproveitar todas as horas do dia e ser mais produtivo. E não esqueça de compartilhar com seus amigos nas redes sociais.
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