Você está com dúvidas de como usar seu e-mail corporativo de maneira eficiente? Acompanhe neste texto as nossas dicas para evitar os erros mais comuns e deixe o seu dia a dia de trabalho produtivo.
Vamos conferir?!
O que é um e-mail corporativo?
No dia a dia profissional, a troca de mensagens por correio eletrônico é prática mais do que comum à boa parte dos trabalhadores. Entretanto, apesar de bastante rotineiro o uso do e-mail deve ser feito com bastante atenção para evitar erros que podem prejudicar a imagem do profissional e causar falhas de entendimento quanto à mensagem transmitida.
Ter uma caixa de e-mail sempre organizada é de extrema importância, já que com isso você consegue utilizá-los de uma forma eficiente. Sem contar que essa ação facilita no seu trabalho, evitando erros e otimizando o seu tempo.
Não é de hoje que a comunicação corporativa, especialmente via conversas online, tem ganhando importância nas empresas. Ainda assim, é comum encontrar profissionais que não possuem habilidades de comunicação por mensagens, o que pode trazer danos irreparáveis às corporações que eles representam.
O e-mail corporativo é uma ferramenta de muita eficiência, pois te dá maior confiança e aumenta o contato com clientes, fornecedores e diferentes times. Portanto, é necessário saber utilizar esse serviço e tomar cuidados com os erros ortográficos.
Segundo Vivian Rio Stella, doutora em Linguística, as comunicações podem ser perigosas armadilhas para cometer erros graves. “Tratar o uso do e-mail corporativo como terrenos em que ‘todo mundo sabe tudo’, como o da troca de e-mails de negócios, são os mais cheios de armadilhas – e daquelas que podem custar caro.”
Além disso, não saber utilizar a ferramenta electrónica de forma eficiente pode trazer impactos que afetam tantos as empresas quanto a imagem do profissional que escreve errado.
“As regras devem ser seguidas para que os e-mails profissionais trocados dentro da empresa ou com clientes e parceiros possam ter a qualidade necessária para que se entenda a mensagem, se evite mal-entendidos e mantenha o respeito da companhia que você representa”, explica Vivian.
Dicas de como usar o seu e-mail corporativo de forma eficiente
Como visto, o e-mail corporativo é algo de extrema importancia na produtividade e ações de diversos profissionais. Tomar atenção ao modo de uso, pode ajudar muito aqueles que estão iniciando em uma carreira.
Então, conheça agora algumas dicas para utiliza-lo com mais eficiência:
1. Tenha uma rotina para verificar os e-mails
Verifique seus e-mails ao chegar no trabalho e responda-os antes de fazer qualquer atividade. Assim você saberá o que fazer primeiro e pode evitar de acabe esquecendo das mensagens importantes.
Caso necessite, insira em sua agenda electrónica um alerta para ser lembrado que aquele momento é hora de conferir a sua caixa. Não se esqueça de manter o foco e esquecer daquilo que prejudica a sua produtividade no trabalho.
2. Organize seus e-mails
Organize seus e-mails separando as mensagens de acordo com o assunto, empresa e projeto. Isso sem dúvida facilitará bastante o seu trabalho. Use marcadores para quando quiser procurar e-mails importantes e mensagens antigas.
3. Não use o e-mail para assuntos pessoais
Um e-mail no ambiente de trabalho é um documento muito importante e tudo o que for escrito ficará registrado. Portanto, evite usar o e-mail corporativo para assuntos pessoais.
Seja claro e objetivo ao escrever uma mensagem, tome cuidado para não causar confusões com as informações e a forma de escrever.
A conta de e-mail corporativa é usada para a comunicação no meio profissional. Então é necessário evitar o envio de mensagens particulares por meio dela. Tenha seu e-mail particular e corporativo separados, dessa forma você evita constrangimentos e até uma demissão por justa causa.
4. Atente-se aos erros
Tome muito cuidado com sua escrita, isso também é algo extremamente importante. Erros gramaticais podem causar problemas, por isso tenha paciência e escreva a mensagem sem pressa. Fique atento aos erros, faça uma correção antes de enviar. Seja sempre claro e objetivo.
5. Faça uma boa administração dos e-mails
Não esqueça que o e-mail é um documento então arquive-os para não perdê-los, pois são de extrema importância para sua empresa. Jamais repasse e-mails de trabalho para amigos ou até mesmo ex-funcionários.
Isso pode causar um transtorno, especialmente se vazar alguma informação importante e sigilosa da empresa. O ideal é utilizá-lo de forma eficiente, pois assim você conseguirá gerar um aumento de produtividade da equipe.
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Saiba o que falar por e-mail
O envio de mensagens eletrônicas tornou a comunicação no ambiente corporativo mais dinâmica e simples. Porém, ao ser utilizado em todas as ocasiões, este tipo de recurso também pode causar problemas e criar situações de estresse.
Para o coaching de carreira Edgar França, o estresse ocorre porque muitas vezes o que é escrito nem sempre é bem interpretado pelo receptor, por isso é importante ficar atento aos momentos onde uma conversa informal é mais apropriada.
“Não importa o quão íntimo você é dos seus colegas de trabalho, é preciso filtrar o que deve ser escrito por e-mail. Lembre-se, qualquer coisa que enviar pode repercutir de forma negativa se alguém não entender o contexto da mensagem, principalmente quando se trata de um assunto delicado”, explica França.
E para você evitar mais erros na gestão do seus e-mails, separamos algumas dicas de como usar essa ferramenta de maneira mais correta e escrever apenas aquilo que é conveniente. Conheça:
- Mensagens no momento certo: Enquanto conversas eletrônicas são convenientes, algumas circunstâncias requerem um telefonema ou um papo pessoalmente. França indica 6 situações que se deve evitar a troca de e-mails.
- Desentendimentos: É mais fácil perder as estribeiras sobre um teclado, escrever coisas que nunca diria e piorar uma situação de desavença. Ao identificar um possível desentendimento com um colega, prefira conversar offline para ser mais eficiente, assim a probabilidade da questão ser resolvida de forma satisfatória é maior.
- Análises e críticas: Faça breves comentários, evite análises muito extensas e prolixas via e-mail, as pessoas são ocupadas e geralmente não têm tempo para ler minuciosamente.
- Dúvidas: Se você tem dúvida em relação a algum processo, não passe para frente uma informação equivocada, isso deve ser evitado principalmente por e-mail: ao escrever algo incorreto, acaba deixando um rastro que os outros podem facilmente usar contra você, já que o conteúdo é armazenado e acessível, em teoria, para sempre.
- Tema complexo ou controverso: Quando existe um assunto que está numa troca de e-mails calorosa e ainda não foi resolvido, marque uma reunião para esclarecer tudo ou dê um telefone e discuta com a outra parte.
- Demissão: Jamais peça demissão ou discuta sobre uma possível saída por email, essa atitude não soa profissional e pode detonar o networking construído ao longo da sua estadia na empresa.
- Pedir um aumento ou promoção: Discussões sobre desempenho, especialmente no contexto de pedir um aumento ou promoção, devem ser realizadas pessoalmente. Após a conversa, o e-mail pode ser usado para acompanhar o status da sua solicitação.
Erros comuns cometidos por profissionais que usam o e-mail corporativo
Agora que você já viu o que é um e-mail corporativo, quais os assuntos evitar e quais ser destacado em sua mensagem, conheça os principais erros cometidos por quem os utiliza diariamente.
1. Não deixar claro o propósito do e-mail
Talvez se queira pedir aumento de preço ou alterar características de um serviço, mas por receio de ‘ferir os brios’ do outro lado se foca nas frases de cortesia, deixando a mensagem ambígua; outra situação é aquela em que a pessoa de fato não escreve bem – e se torna exercício de adivinhação decifrar o conteúdo.
2. Detalhar demais as informações
É um tipo de erro semelhante ao anterior; porém, aqui, a falha se dá pelo excesso. Usando o mesmo exemplo de aumento de preço, depois de 3 parágrafos sobre os porquês, como e quando, qualquer um se perde da informação central do e-mail. Se a ideia é se comunicar, isso já não está ocorrendo.
3. Envolver muitos contatos, sem que todos precisem estar em cópia
A pseudodemocracia corporativa e o desejo de manter a “todos” informados costuma causar grandes prejuízos, em especial porque o número de interações em uma troca de e-mails é proporcional à quantidade de pessoas copiadas. Aquela história de perder a última versão de um relatório começa assim.
4. Redigir e-mail com raiva e transparecer esse sentimento no texto
Que deselegância – e acontece com frequência. Depois não adianta reclamar que o cliente ou fornecedor não vai com a sua cara. Na verdade, você “disse” que não gosta dele, e isso é bem difícil de reverter.
E aí, gostou de saber como usar o seu e-mail corporativo de maneira correta e eficiente? Então, aproveite para compartilha o link do conteúdo com seus amigos em sua rede social favorita!
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