Provavelmente você possui um e-mail. Seja um endereço eletrônico dentro da empresa na qual trabalha ou um para organizar seus assuntos pessoais, a caixa de mensagem online sempre está presente em nosso dia.
E assim como a sua importância, saber gerência-la pode ajuda e muito na produtividade de suas tarefas e até mesmo de sua carreira. Então, conheça agora maneiras de usabilidade mais assertivas e também os erros mais comuns ao utizar o seu e-mail.
Vamos a leitura?!
O e-mail corporativo
O e-mail corporativo ou pessoal se tornou uma das formas de comunicação mais utilizadas atualmente. Enquanto encontramos pessoas que não utilizam redes sociais, é cada vez mais difícil encontrar quem não tenha uma conta de e-mail.
Segundo pesquisa da Statista, em 2021, 4,03 bilhões de pessoas em todo o mundo usam o e-mail. A mesma pesquisa espera que esse número aumente para 4,48 bilhões até 2024.
Para as empresas e funcionários, o e-mail é um meio de comunicação fundamental, tanto internamente como com seus clientes, fornecedores e parceiros. No entanto, quando se trata de e-mail para empresas, realizar a sua gestão requer alguns cuidados para que seja possível manter uma comunicação efetiva.
Como gerenciar o envio de um e-mail?
A produtividade é um aspecto cada vez mais valorizado pelas empresas. Perder tempo com tarefas inúteis ou com ações que não vão gerar bons resultados é sinal de que algo deve ser corrigido. Nessa hora, a boa gestão do e-mail é essencial para os colaboradores serem mais eficientes.
Uma pesquisa da Mckinsey Global Institute revelou que mais de um quarto do tempo de trabalho de uma pessoa é usado para ler e responder e-mails. Isso dificulta os colaboradores a ter foco em atividades que poderiam inovar processos e proporcionar mais qualidade aos serviços da organização.
Para que este tempo possa ser reduzido, separamos algumas dicas para auxiliar na gestão, confira!
- Tenha horários para abrir a caixa de e-mails;
- Não acumule e-mails na caixa de entrada: se notar que isso está acontecendo, separe 20 minutos para dar uma “limpada” nessa lista;
- Delete em-ails que não têm informações relevantes que você precisaria manter arquivadas;
- Ao notar que está recebendo e-mails de newsletters que não lê mais ou perdeu o interesse, cancele as assinaturas e pare de receber essas interrupções;
- Fique de olho na caixa de spam, muitas vezes e-mails de seu interesse estão indo para lá.
Quando falamos em gerenciamento dos e-mails, a organização tem um papel fundamental e pode ser realizada com ajuda das funcionalidades disponíveis na ferramenta que você usa.
Assim, utilize pastas para dividir os e-mails por assuntos, clientes ou departamentos, empregue alertas, assinale prioridades com os ícones disponibilizados pelo aplicativo, entre outras soluções.
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Conheça os erros mais comuns na gestão do e-mail
Prestar atenção a alguns detalhes é essencial para gerar uma reputação positiva entre outros profissionais e não cometer gafes.
Por isso, conheça os seis principais erros praticados quando o assunto é e-mail corporativo e confira algumas dicas úteis.
1 – Tome cuidado ao acionar o “responder a todos”
Existem situações em que é preciso enviar e-mail para mais de um remetente, principalmente quando falamos em algum aviso para colegas de trabalho ou negociações que envolvam outros setores.
Por isso, é preciso ter muito cuidado quando você for responder este tipo de e-mail. Muitas pessoas cometem o erro de responder para todos os envolvidos na conversa e não apenas para o remetente.
Lembre-se que, em se tratando de uma resposta pessoal, as demais pessoas podem não estar interessadas no que você tem a dizer.
2 – Não gerenciar arquivos de e-mail na nuvem
Atualmente, grandes volumes de informações são enviados por e-mail. Desse modo, é essencial que o gerenciamento seja feito em nuvem, pois, assim, evita-se que informações importantes sejam perdidas. Alguns servidores de e-mails já possuem este serviço, permitindo o armazenamento de documentos de na nuvem.
3 – Cuidado com erros ortográficos e gramaticais
Para passar uma imagem séria e elegante aos seus destinatários, você deve evitar erros de português ao redigir seu e-mail profissional. Em caso de dúvida ao escrever determinada palavra, uma simples busca online ou em dicionários podem te ajudar a passar uma imagem mais profissional perante seus contatos.
É preciso também ter cuidado com as abreviaturas. Portanto, antes de usar qualquer elemento que possa gerar dúvidas nos e-mails que você for enviar, pesquise!
4 – Não escrever de forma coerente
Ao escrever um e-mail, é importante que todas as informações sejam organizadas de forma clara, para que não haja dúvidas por parte de quem está lendo o conteúdo.
Tente ser objetivo, mas ao mesmo tempo informar com clareza ao destinatário. Tenha uma linha clara de raciocínio antes de escrever. Mas não se engane: ser objetivo não significa ser grosseiro.
5 – Transparecer sentimentos negativos
Com certeza você ou alguém próximo já ficou nervoso no momento de responder um e-mail sobre uma situação crítica, como um fornecedor que atrasou uma entrega ou um cliente não está realizando o pagamento.
Em situações desse tipo, manter a calma e não deixar transparecer a raiva ou nervosismo no texto é fundamental. A nossa dica é: dê um tempo e responda somente quando a raiva passar. Peça opinião de um colega antes de enviar a mensagem, pois o terceiro analisará o conteúdo de uma maneira neutra.
6 – Não utilizar ferramentas colaborativas
O uso de ferramentas que possibilitam a colaboração em diversas tarefas é fundamental para otimizar o tempo dos colaboradores, além de melhorar a produtividade.
Por isso, conte com soluções que dispõem de mais ferramentas além do e-mail, como chat, videoconferência, armazenamento e edição de arquivos integrados. Seguindo alguns cuidados básicos ao fazer o gerenciamento de e-mail é possível transmitir uma mensagem de forma clara e objetiva.
Gostou das nossas dicas sobre gerenciamento de e-mail? Aproveite então para compartilhar esse texto em suas redes sociais!
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