Quando se fala de trabalho em escritório, gestão de pessoas, gerenciamento de projetos ou organização de empresas, um conceito-chave é a produtividade no trabalho, ou seja: a quantidade e a qualidade das tarefas realizadas em um determinado intervalo de tempo em um ambiente corporativo.
Em um contexto empresarial, a produtividade se relaciona ainda mais com a maximização da produção com o mínimo de recursos possível, para aumentar a eficácia dos processos e a qualidade dos produtos ou serviços.
É por isso que você, que está no primeiro emprego entrando no mercado de trabalho, funcionário de longa data ou que acabou de fazer sua transição de carreira, com interesse em se destacar, não pode deixar de conferir nossas dicas sobre gestão de tempo, organização e motivação! Continue lendo.
A importância da organização no trabalho
Se você trabalha com muitas demandas e fica facilmente exausto durante o trabalho, talvez o que está faltando é uma melhor organização. Uma organização eficaz é aquela que tem definido prioridades, prazos, controle de atividades e ajuda a manter o foco e a precisão nas tarefas corretas, garantindo uma produção de mais qualidade e com menor chance de erros.
Além disso, uma instituição organizada e bem estruturada tende a ter uma alta produtividade, isso acontece justamente pelo acompanhamento eficaz dos projetos.
Uma boa rede de planejamentos e comunicação interna reduz a necessidade de retrabalho, o que contribui para um ambiente de trabalho saudável.
Técnicas de gestão de tempo para maior produtividade
Para melhorar a forma de lidar com o tempo e produzir mais durante suas atividades, alguns métodos são muito usados por certas empresas e até estudantes. Alguns deles são:
1. Método Pomodoro: pausas regradas
Esse método consiste basicamente em dividir o tempo de trabalho com pequenos intervalos a cada 25 minutos e se completa a cada 2 horas.
De forma geral, você o utiliza ao realizar uma atividade sem parar por 25 minutos (um Pomodoro) e pausar por 5 minutos. Repita esse processo por 4 vezes e faça uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.
Neste método, é mais fácil saber quais atividades foram feitas, seu tempo de duração e também quais fatores atrapalham essa execução.
2. Método Kanban: quadro de organização
O método Kanban utiliza uma abordagem visual para o controle de projetos. Criado no sistema de produção da empresa japonesa Toyota, consiste em um quadro dividido em colunas que representam as principais etapas da realização de uma tarefa, como: “A Fazer,” “Em Progresso,” “Concluído”.
As tarefas são representadas por cartões (ou post-its) que se movem de uma coluna a outra conforme o processo avança. Usar um cronômetro durante cada etapa pode auxiliar ainda mais na organização das atividades, notar seu ritmo e evitar um trabalho sob pressão.
3. Técnica bloqueio de tempo: blocos de atividades
A técnica consiste em dividir seu dia em blocos específicos destinados a tarefas específicas. A ideia e a aplicação são bem simples, é como ordenar que certas atividades serão feitas apenas pela manhã, se, por exemplo, for o período do dia em que seu rendimento é maior. Cada bloco deve ser focado em uma única tarefa ou grupo de tarefas curtas relacionadas.
Se você se interessa por diferentes métodos de organização e planejamento do tempo, entenda mais sobre gestão de tempo.
Saiba como manter a motivação e evitar a procrastinação
Mais do que “deixar para última hora”, o fato de prorrogar uma tarefa que precisa ser realizada reflete até mesmo na esfera pessoal e psicológica. Apesar de ser algo muitas vezes natural ou impulsivo do ser humano, é essencial ser combatida para um melhor desempenho.
Para superar esse problema, devemos focar na motivação. Defina metas claras, específicas, atingíveis e com tempo definido, grandes, mas com etapas menores, bem detalhadas e celebráveis para manter o progresso visível e se motivar mais.
Associe suas tarefas a um objetivo específico ou a uma etapa para um propósito final, pois saber o porquê de estar fazendo o que faz no trabalho dá uma maior força de vontade.
Além disso, aproveite nossas dicas do tópico anterior e desenvolva hábitos e rotinas diárias que promovam a produtividade! Uma rotina bem planejada e pensada nas suas dificuldades ajuda a manter a motivação e a criar um ritmo de trabalho eficiente.
Não se esqueça também de se recompensar! Estabeleça pequenos mimos e celebrações a cada conclusão de tarefas, pequenas vitórias celebradas fazem com que o trabalho como um todo não pareça tão denso, e sim só mais uma atividade que será concluída. As recompensas podem ser uma forma eficaz de manter o entusiasmo e a motivação!
A importância do equilíbrio entre vida profissional e pessoal
Por fim, não podemos deixar de mencionar que o aspecto principal para aumentar a produtividade no trabalho é o equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal. Nada adianta forçar-se com horas extras em busca de se tornar um funcionário melhor se você não consegue fazer mais nada no seu dia. Vale a pena lembrar-se que o que o torna uma pessoa não é apenas um aspecto da vida.
Da mesma forma, se você se dedica apenas a vida pessoal, pouco restará para se centrar na vida profissional e atingir seus objetivos de carreira. O equilíbrio é sempre a opção ideal a se trabalhar.
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